ใบความรู้ที่ 2

เรื่อง การสร้างฐานข้อมูล

(ประกอบแผนการสอนที่ 2)

รายวิชา การจัดการข้อมูลเบื้องต้น ง30203 ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3

ชนิดของข้อมูล

การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส จะสามารถเก็บข้อมูลชนิดต่าง ๆ ดังรูป

จากรูป ข้อมูลที่สามารถเก็บในเขตข้อมูลของ MS Access 2003 มี 10 ชนิด ดังนี้

1. text 2. Memo 3. Number 4. Date/Time

5. Currency 6. Autonumber 7. Yes/No 8. OLE Object

9. Hyperlink 10. Lookup Wizard…

โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

Text เป็นข้อมูลที่เป็นค่าปกติของเขตข้อมูล ถ้าไม่กำหนดเป็นชนิดอื่น ข้อมูลในเขตข้อมูลจะเป็น Text คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือตัวอักษรผสมตัวเลข และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ขนาดจำนวนตัวอักษรที่ใช้ได้ในเขตข้อมูลเท่ากับที่กำหนดใน Field Size ซึ่งกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร โดยโปรแกรมจะนับจำนวนตัวอักษรเท่ามีจริงในเขตข้อมูลของระเบียนนั้น

Memo หรือความจำ เป็นข้อมูลแบบข้อความแบบยาว ที่ประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวอักษรกับตัวเลข(ที่ไม่ใช่ข้อมูลแบบไบนารี) จำนวนไม่เกิน 65535 ตัวอักษร ขนาดของเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดนี้ขึ้นกับข้อความที่ป้อนเข้าไปโดยจะถูกจำกัดด้วยขนาดของฐานข้อมูล

ข้อมูลประเภท Text และ Memo นั้นมี สัญลักษณ์ในการกำหนดคุณสมบัติด้านรูปแบบ หรือ Format Property ของข้อความทั้งสองแบบ ดังนี้

@ แทนตัวอักษร 1 ตัว หรือการเคาะแป้นวรรค 1 ครั้ง

& แทนตัวอักษร 1 ตัว ถ้าไม่ใส่จะเว้นว่างไว้

< ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก

> ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

โดยการกำหนดรูปแบบของข้อความนี้อาจแบ่งเป็น 2 ส่วน (คั่นด้วย เครื่องหมาย ; ) ส่วนแรกเป็นการกำหนดรูปแบบสำหรับข้อความ ส่วนที่สองเป็นการกำหนดสำหรับเมื่อข้อมูลที่ป้อนเป็น ข้อความที่เรียกว่าข้อความที่มีความยาวเป็น 0 (zero-length strings) ซึ่งคือข้อความที่ไม่มีตัวอักษร เวลาป้อนข้อความประเภทนี้ป้อน โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “ 2 ตัวติดกันโดยไม่มีตัวอักษรใดและไม่มีการเคาะแป้นวรรค(space bar) กับข้อมูลประเภท Null ข้อมูลประเภท Null ป้อนโดยใช้ คำสั่งหรือคิวรี เพื่อบอกให้รู้ไม่มีค่าที่จะป้อนหรือว่าง เช่น ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลในเขตข้อมูลว่า @;”ไม่มี” ถ้ามีข้อมูลในเขตข้อมูล จะแสดงค่าข้อมูลนั้น แต่ถ้าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลเป็น zero-length strings หรือมีข้อมูลเป็น Null จะแสดงผลออกมาเป็นคำว่า ไม่มี ตัวอย่างของการกำหนดรูปแบบในช่อง Format และข้อมูลที่ป้อน และผลลัพธ์ที่แสดงออก ของข้อมูลประเภท Text และ Memo เป็นดังตาราง

Format property ของ Field	ข้อมูลในเขตข้อมูล	ผลลัพธ์ที่ได้
>@@@-@@-@@@@@	aBDeF12	-AB-DEF12
	5jk-กmn	-5J-K-กMN
<@@-@-&	3ROBERTAM	3robert-a-m
>@-@@-&&;”จะไปรู้เรอะ”	พวกdog	พว-กD-OG
	ข้อมูล zero-length strings	จะไปรู้เรอะ
	ข้อมูลที่มีค่าเป็น Null	จะไปรู้เรอะ

Number หรือ ข้อมูลแบบตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ มีหลายชนิดซึ่งกำหนดโดยใช้คุณสมบัติ Field Size หรือขนาดเขตข้อมูล ดังรูป

Byte เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 255 ไม่มีทศนิยมหรือเศษส่วน ใช้หน่วยความจำ 1 byte

Integer เป็นเลขจำนวนเต็ม จาก -32,768 ถึง 32,767 ใช้หน่วยความจำ 2 bytes

Long Integer เลขจำนวนเต็มอย่างยาว แทนจำนวนจาก –2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Single เป็นตัวเลขที่กำหนดหลังจุดทศนิยมได้ 7 ตำแหน่ง มีค่าระหว่าง –3.402823 x 10³⁸ ถึง –1.401298 x 10^-45 เมื่อเป็นค่าลบ และระหว่าง 1.401298 x 10^–45 ถึง 3.402823 x 10³⁸ เมื่อเป็นค่าบวก ค่านี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Double เป็นตัวเลขที่มีตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ถึง 15 ตำแหน่ง มีค่าอยู่ระหว่าง –1.79769313486231x 10³⁰⁸ ถึง –4.94065645841247 x 10^–324 เมื่อเป็นค่าลบ และอยู่ระหว่าง 4.94065645841247 x 10^–324 ถึง 1.79769313486231 x 10³⁰⁸ เมื่อเป็นค่าบวก ใช้หน่วยความจำในการเก็บ 8 bytes

Decimal ในไฟล์ .mdb ใช้เก็บตัวเลขที่มีค่า อยู่ระหว่าง –10²⁸ – 1 ถึง 10²⁸ – 1 ใช้ทศนิยมได้ถึง 28 ตำแหน่งใช้หน่วยความจำ 12 bytes

Replication ID ใช้หน่วยความจำ 16 bytes

Date/Time เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ วันหรือเวลา ตั้งแต่ ค.ศ.100 ถึง ค.ศ.9999 โดยใช้หน่วยความจำ 8 bytes รูปแบบของวัน เวลา ที่แสดง มีวิธีการกำหนดวิธีหนึ่ง คือ กำหนดใน Format Property ของเขตข้อมูล โดยมีรูปแบบให้เลือก ดังรูป (รูปแบบของ Long Date และ Short Date ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Regional And Language ของ Windows ว่าเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ. และมีรูปแบบอย่างไร)

ผู้สร้างตารางสามารถกำหนดรูปแบบเองได้ตามระบบที่กำหนด ดังนี้

รูปแบบ	ความหมาย	ตัวอย่าง
Gdddd	ชื่อวันในสัปดาห์	Sunday อาทิตย์
ddd	คำย่อของวัน	Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun จ อ พ พฤ ศ ส อา
dd	ตัวเลขของวันที่ มี 0 นำหน้า	05 หรือ 26
d	ตัวเลขของวันที่	3 หรือ 24
ww	ลำดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-53)	เช่น วันที่ 31 ธ.ค. มีค่าเป็น 53
w	ลำดับที่ของวันในสัปดาห์ (1 – 7 )	เช่น วันจันทร์ มีค่าเป็น 1 อาทิตย์มีค่าเป็น 7
mmmm	ชื่อเต็มของเดือนในปี	January กุมภาพันธ์
mmm	คำย่อของชื่อเดือน	Jan Feb ม.ค. มิ.ย.
mm	ตัวเลขแทนชื่อเดือน (01 – 12)	02 หรือ 11
m	ตัวเลขแทนชื่อเดือน ( 1 – 12)	3 หรือ 12
yyyy	ตัวเลข พ.ศ. หรือ ค.ศ.	2549 2006
yy	ตัวเลข 2 หลักของปี	98 หรือ 49
y	ลำดับที่ของวันในปี (1 – 365 )	เช่น 1 ม.ค. คือ 1 หรือ 31 ธ.ค. คือ 365

ตัวอย่างเช่น กำหนด "วันนี้วัน " Gdddd " ที " dd " เดือน " mmmm " พ.ศ. " yyyy " เป็นลำดับที่ " w " ของสัปดาห์ที่ " ww " ของปี และ เป็นวันลำดับที่ " y " ของปี " จะได้ผลลัพธ์ เป็น

วันนี้วัน ศุกร์ ที่ 08 เดือน กันยายน พ.ศ. 2549 เป็นลำดับที่ 5 ของสัปดาห์ที่ 37 ของปี และ เป็นวันลำดับที่ 251 ของปี เมื่อ ป้อน 8/9/2549

Currency หรือ ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน เป็นตัวเลขทางการเงิน และตัวเลขอื่น ๆ ที่นำไปคำนวณได้ สามารถ คำนวณได้ถูกต้องถึงตัวเลข 15 หลักหน้าทศนิยม และทศนิยม 4 ตำแหน่ง ใช้หน่วยความจำ 8 bytes

AutoNumber เป็นตัวเลขเรียงลำดับที่เฉพาะของตัวเลขที่กำหนด หรือ ตัวเลขที่โปรแกรมสุ่มขึ้นมาเมื่อมีระเบียนเพิ่มขึ้นโดยการเพิ่มของตัวเลขนี้ปกติจะเพิ่มครั้งละ 1 หรือเพิ่มตามที่กำหนดในคุณสมบัติหรือproperty ชื่อ New Values ตัวเลขนี้มีคุณสมบัติ Field Size 2 แบบ คือ Long Integer ใช้หน่วยความจำ 4 bytes หรือ 16 bytes เมื่อใช้ เป็น Replication ID โดยค่าของ AutoNumber ของแต่ละระเบียนจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้ค่าแล้ว

ข้อมูล Number และ Currency รวมทั้ง AutoNumber มีรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดในช่อง Format property ของเขตข้อมูล เป็น ดังรูป

ข้อมูลกลุ่ม Number และ Currency มีรูปแบบการแสดงผลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดในช่อง Format property ดังนี้

รูปแบบมีได้ตั้งแต่ 1 ถึง 4 ส่วน โดยแต่ละส่วนคั่นด้วยเครื่องหมาย ; โดยแต่ละส่วนจะเป็นรูปแบบของตัวเลขแต่ละชนิด

ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบของตัวเลขจำนวนบวก

ส่วนที่ 2 เป็นรูปแบบของตัวเลขที่เป็นจำนวนลบ

ส่วนที่ 3 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น 0

ส่วนที่ 4 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น Null

ดังตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลกลุ่ม Currency กำหนดรูปแบบ คือ

 $#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"
รูปแบบของตัวเลขจำนวนนี้ มีครบ 4 ส่วนแต่ละส่วนมีการกำหนดรูปแบบต่างกัน และ คั่นด้วย ; การกำหนดรูปแบบตัวเลขใช้เครื่องหมาย ดังนี้
 จุด . เป็นเครื่องหมายแสดงเลขทศนิยม (เครื่องหมายตรงกับที่ใช้ในวินโดวส์
 คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยกับหลักพัน(คั่นระหว่างเลขตัวที่ 3 กับ 4 ) เช่น 1,234,678
 ศูนย์ 0 เป็นตัวจองที่ให้ตัวเลข ว่าต้องแสดงที่ลำดับนั้น ถ้าไม่มีต้องแสดงเป็น 0
 # ใช้กำหนดหลักของตัวแรก แต่ถ้าไม่มีจะไม่แสดงเลข 0
 $ แสดงเครื่องหมายเงิน ดอลล่าร์ ($) หรือ ฿ แสดงเครื่องหมายเงินบาท หรือ “ บาท “ แสดงคำว่า บาท
 % กำหนดให้คูณด้วย 100 แล้วแสดงเครื่องหมาย % เช่น 25 จะเป็น 2500%
 E+  หรือ e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ แทนการคูณด้วย 10 ยกกำลัง ถ้ายกกำลังลบ จะเป็น - ยกกำลังบวกจะเป็น + เช่น 1.25 x 10-2 จะเป็น 1.25E-2 หรือ 1.25e-2
 หมายเหตุ ถ้ากำหนดจำนวนตำแหน่งหลังจุดทศนิยม ด้วย Decimal Places  Property จะส่งผลให้จำนวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม เป็นตาม Decimal Places  Property ไม่เป็นตาม Format property เช่น #,##0.00 “ บาท “ จะแสดงผลลัพธ์ เช่น 3,525.50 บาท แต่ถ้ากำหนดใน Decimal Places Property เป็น 4 จะได้ผลลัพธ์เป็น 3,525.5000 บาท

ข้อมูลแบบ Yes/No เป็นข้อมูลที่มีค่าให้เลือก 1 ใน 2 ค่า คือ Yes หรือ No ข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำเพียง 1 bit มีการแสดงผลที่ให้เลือกใน Format property เพียง 3 อย่าง คือ Yes/No หรือ True/False หรือ On/Off หรือ กำหนดเอง โดยรูปแบบที่ตั้งไว้เป็น Yes/No และค่าที่ตั้งไว้เป็น Yes หรือ True หรือ On โดยรูปแบบที่กำหนดนี้เป็นเพียงรูปแบบที่จะนำไปแสดงในวัตถุควบคุม หรือ control object ที่เป็น text box เท่านั้น ส่วนการรับข้อมูลในเขตข้อมูลของตารางโปรแกรมใช้ control คือ check box เป็นตัวรับค่าของข้อมูลและข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามค่าที่ check box ได้รับมา รูปแบบการแสดงผลที่ผู้สร้างตารางกำหนดเอง แบ่งเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนแรกไม่มีผลอะไรเพียงต้องการเครื่องหมาย ; ไว้เพื่อจองตำแหน่งเท่านั้น ส่วนที่ 2 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On ส่วนที่ 3 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off ดังเช่น กำหนดใน Format property ของข้อมูลแบบ Yes/No เป็น

 ;"Always"[Blue];"Never"[Red]
หมายความว่า ถ้าข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On จะมีการแสดงผลใน Text box เป็นคำว่า Always ตัวสีน้ำเงิน ถ้าข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off จะมีการแสดงเป็นคำว่า Never ตัวสีแดงใน text box
 
 ข้อมูลแบบเชื่อมต่อหรือฝัง (OLE Object) เป็นข้อมูลประเภท Objects ต่าง ๆ เช่น แผ่นงานจากโปรแกรมตารางทำงาน เอกสารจากโปรแกรมประมวลคำ กราฟิกต่าง ๆ ข้อมูลเสียง หรือข้อมูลไบนารี โดยการเชื่อมต่อทำได้ 2 แบบ คือ ทำสำเนาจากต้นฉบับมาไว้ในเขตข้อมูล หรือ เชื่อมโยงไปยังต้นฉบับของ Object โดยไม่ได้นำ Object มาไว้ในเขตข้อมูล ข้อมูลประเภทนี้ใช้หน่วยความจำได้ถึง 1 gigabyte หรือขึ้นกับความจะของ disk
 
 ข้อมูลแบบ Hyperlink เป็นข้อความหรือข้อความรวมกับตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และใช้เป็นที่อยู่สำหรับการเชื่อมโยง(hyperlink address)  ที่อยู่นี้สามารถมีได้ถึง 3 ส่วน
 ข้อความที่จะแสดง คือข้อความในเขตข้อมูล หรือ ใน control
 ที่อยู่(address) คือ เส้นทางที่บอกที่อยู่ของไฟล์แบบ UNC (เช่น \\server\path\filename) หรือ page (เป็น URL เช่น http://www.bodin.ac.th/)
 Subaddress คือ ตำแหน่งในไฟล์หรือ page
 Screentip คือ ข้อความที่แสดงเป็น tooltip
 วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูล เก็บในเขตข้อมูลคือ ใช้คำสั่ง Hyperlink ใน insert menu 
 ข้อมูลแบบ hyperlink แต่ละส่วน บรรจุตัวอักษรได้ถึง 2048 ตัวอักษร
 

ข้อมูล Lookup wizard… เป็นการสร้างเขตข้อมูลที่อนุญาตให้เลือกข้อมูลจากตารางอื่น หรือ จากรายการของข้อมูลโดยการใช้ list box หรือ combo box การคลิกที่ตัวเลือกนี้(คือ การเลือกข้อมูล Lookup wizard…)จะเป็นการเริ่มต้น Lookup Wizard ซึ่งจะสร้าง เขตข้อมูลแบบ lookup(lookup field คือ เขตข้อมูลที่ใช้บน form หรือ รายงาน ในฐานข้อมูลแบบ Access เขตข้อมูลนี้จะแสดงรายการของข้อมูลที่ได้จากตารางหรือคิวรี หรือรายการของข้อมูลที่จัดเก็บไว้) เมื่อ lookup wizard จบการทำงาน Access จะกำหนดชนิดของข้อมูลซึ่งจะเป็นแบบใดขึ้นกับค่าที่เลือกในwizard หน่วยความจำที่ใช้สำหรับเขตข้อมูลชนิดนี้เท่ากับเขตข้อมูลกุญแจหลักที่ใช้ในการทำการ lookup แต่ปกติธรรมดาเขตข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes